Systemowe wsparcie procesów zarządzania w JST
w zadaniu pn. "Przegląd standardów zarządzania jakością (CAF/PRI) w JST"
Urząd został poddany samoocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie rezultatów samooceny określono mocne strony oraz obszary wymagające poprawy.
Model CAF (Common Assessment Framework) – Wspólna Metoda Oceny jest stosowany przez organizacje administracji publicznej w całej Unii Europejskiej do oceny oraz doskonalenia systemu zarządzania.
Raport został przedstawiony kierownictwu organizacji dla dokonania szczegółowej analizy mocnych stron i obszarów do doskonalenia wyboru oraz oceny możliwych działań doskonalących do realizacji w Urzędzie.
Raport został przygotowany przez Samorządowy Zespół ds. CAF
Samoocenę przeprowadzono w ramach procesu, na który składały się następujące działania:
1. Szkolenie wstępne – przygotowanie do procesu samooceny.
2. Zbieranie dokumentów i informacji obejmujących wszystkie obszary Modelu w ramach podzespołów.
3. Warsztaty samooceny, które odbyły się w dniach: 02.10.2015, 19-20.10.2015
Proces odbywał się w ramach 10 kroków doskonalenia organizacji wg CAF – w ramach pierwszych dwóch faz:
Faza 1 – Początek drogi z CAF
Krok 1 - Zdecyduj, jak zorganizować i zaplanować samoocenę
Krok 2 - Upowszechnij informację o projekcie samooceny
Faza 2 – Proces samooceny
Krok 3 - Utwórz jedną lub więcej grup samooceny
Krok 4 - Zorganizuj szkolenie
Krok 5 - Przeprowadź samoocenę
Obecne sprawozdanie jest realizacją Kroku 6 - Sporządź sprawozdanie z wyników samooceny
W celu przeprowadzenia samooceny powołano zespół samooceny złożony z 10 osób –pracowników Urzędu. Zapis pracy zespołu samooceny został dokonany w formularzach samooceny.
Podczas warsztatów samooceny członkowie zespołu samooceny przedstawiali wyniki wstępnej samooceny, będącej wynikiem indywidualnych ocen. Następnie w całym zespole samooceny drogą dyskusji weryfikowano i uzgadniano ostateczne sformułowania mocnych stron, obszarów do poprawy oraz punktację dla wszystkich podkryteriów modelu CAF.
Ostateczne wyniki samooceny są efektem konsensusu osiągniętego w ramach negocjacji przy udziale całego zespołu samooceny.
Ogólne wnioski odnośnie wyników samooceny.
Samoocena w Starostwie Powiatowym w Lęborku przeprowadzono była metoda klasyczną przez 10 osobowy zespół . Oceny dokonano podczas warsztatów prowadzonych przez konsultanta Dariusza Klimowskiego. Korzystano z materiałów szkoleniowych oraz podręcznika CAF. Dane oraz informacje co do kryteriów wynikowych nie zostały w pełni zebrane w związku z dużym rozproszeniem informacji w komórkach organizacyjnych. Poza tym zbyt krótki okres czasu trwania projektu nie pozwolił na poddanie ocenie niektórych obszarów.
Jedno z działań doskonalących ukierunkowane będzie na pozyskanie w jak najkrótszym czasie danych do kryteriów wynikowych i dokonanie oceny. Podczas samooceny wszystkie podkryteria potencjału znalazły się w fazie SPRAWDŹ.
W sumie w POTENCJALE uzyskano 307,3 pkt. na możliwych 500 pkt. a w WYNIKACH ocena wyniosła 74,5 pkt. na możliwych 400 pkt.