Dłużej otwarte Starostwo i sprawniejsza obsługa mieszkańców. Powiat Lęborski otrzyma milion złotych na innowacyjny projekt.

Powiat Lęborski otrzyma niemal 1 mln złotych dofinansowania z Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej na wdrożenie działań, które usprawnią funkcjonowanie Starostwa Powiatowego. Celem projektu jest usprawnienie pracy urzędu tak, aby stał się on bardziej dostępny i przyjazny dla mieszkańców. Aby to osiągnąć, Starostwo przetestuje rozwiązania, opierające się na dwóch filarach: wdrożeniu technologii cyfrowych oraz przejściu z modelu pracy opartego na "czasie przy biurku" na model zorientowany na efektywność i realizację zadań.

– Chcemy wdrażać rozwiązania cyfrowe, co skróci czas załatwiania spraw przez mieszkańców. Jednocześnie zmotywowany pracownik lepiej obsługuje interesantów i popełnia mniej błędów. Dlatego będziemy testować elastyczne formy organizacji pracy, kładąc nacisk nie na liczbę godzin, a na realizację konkretnych celów i zadań – mówi Tomasz Litwin, Starosta Lęborski.

Projekt Powiatu Lęborskiego zakłada wprowadzenie zmian w dwóch głównych obszarach: organizacji czasu pracy oraz wdrożeniu nowych narzędzi informatycznych. W zakresie obsługi interesantów czas pracy urzędu zostanie wydłużony o 4 godziny tygodniowo, co będzie możliwe dzięki wprowadzeniu systemu dwuzmianowego. Ponadto, system elektronicznego umawiania wizyt, który obecnie funkcjonuje w Wydziale Komunikacji, zostanie rozszerzony również na Wydział Geodezji oraz Wydział Budownictwa.

Kluczowym elementem projektu jest reorganizacja czasu pracy, która ma na celu zwiększenie wydajności pracowników. Lepsze skupienie na zadaniach ma przełożyć się na tempo i jakość obsługi mieszkańców. Dlatego projekt przewiduje testowanie modeli pracy opartych na wynikach, a nie na czasie. Zależnie od stanowiska, projekt zakłada skrócenie tygodnia pracy lub zmniejszenie liczby godzin. W innych przypadkach wprowadza dodatkowe dni wolne.

W celu wsparcia nowej organizacji, wdrożona zostanie między innymi elektroniczna ewidencja czasu pracy, narzędzia do monitoringu wydajności oraz system do automatycznego tworzenia harmonogramów. Komunikację i obieg informacji usprawnią wirtualna tablica ogłoszeń oraz wewnętrzny helpdesk. Dodatkowo, pracę urzędników będzie wspomagał wirtualny asystent oparty na sztucznej inteligencji, oprogramowanie do automatycznej transkrypcji mowy na tekst oraz system do obsługi zgłoszeń od sygnalistów.

Warto podkreślić, że celem projektu nie jest samo skrócenie czasu pracy, ale jego inteligentna reorganizacja. Dzięki wprowadzeniu pracy dwuzmianowej urząd będzie dla mieszkańców dostępny dłużej. Jednocześnie, testowane modele pracy i nowe technologie mają sprawić, że zadania będą realizowane sprawniej, a czas urzędników w pełni poświęcony na efektywną pracę, co ostatecznie przyniesie korzyść wszystkim mieszkańcom powiatu.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej poinformowało, że do udziału w pilotażu zgłosiło się blisko 2000 przedsiębiorstw i instytucji, tylko 90 z nich weźmie udział w programie. Wśród samorządów, oprócz Powiatu Lęborskiego, udział w przedsięwzięciu wezmą m.in. Urząd Miasta Ustka, Gmina Miastko, Powiat Oleski, Powiat Tarnobrzeski, Miasto Leszno czy Urząd Miasta Piotrkowa Trybunalskiego. Całkowity koszt projektu Powiatu Lęborskiego to 999 402,66 zł i zostanie w całości pokryty przez dofinansowanie.